Por qué es importante tener un eficiente control sobre la gestión documentaria en las distintas organizaciones que hoy conviven en la sociedad moderna?

La gestión documental es una herramienta esencial para organizar, controlar, almacenar y recuperar eficientemente la información contenida en los documentos que generan y utilizan las distintas organizaciones en la sociedad moderna. Su eficacia radica en su capacidad para garantizar un proceso lógico, organizado y seguro de manejos de los documentos.<br><br>La importancia de un eficiente control sobre la gestión documentaria puede explicarse desde varios puntos de vista:<br><br>1. **Evita la pérdida de tiempo**: Un sistema de gestión documental efectivo nos permite localizar fácil y rápidamente la documentación que necesitamos. Este ahorro de tiempo puede ser muy significativo, especialmente en organizaciones grandes donde se manejan enormes volúmenes de información.<br><br>2. **Control de acceso y seguridad de la información**: Mediante el uso de permisos y niveles de acceso, se puede controlar quién tiene acceso a qué documentos. Esto no solo garantiza que los datos sensibles estén seguros, sino que también ayuda a mantener la privacidad y la confidencialidad.<br><br>3. **Establece la colaboración entre los distintos departamentos de la organización**: Un buen sistema de gestión documental puede facilitar la colaboración y el flujo de información entre los distintos departamentos de la organización, lo que puede contribuir a mejorar la productividad y la eficiencia.<br><br>4. **Cumplimiento de normativas y regulaciones**: Muchas organizaciones necesitan respetar normativas y regulaciones sobre cómo se deben gestionar y almacenar ciertos documentos. Un adecuado control sobre la gestión documentaria puede asegurar que se cumplen estas normativas.<br><br>En resumen, una eficiente gestión documental es fundamental para cualquier organización en la sociedad moderna, ya que ayuda a mejorar la eficiencia, proteger la información y promover la colaboración.